IMPRIMIR HOJAS O AREAS DE CALCULO

IMPRIMIR HOJAS O ÁREAS DE CÁLCULOS  

Antes de imprimir una hoja de cálculo, es conveniente, realizar una vista preliminar, para obtener una perspectiva de cómo quedaría la hoja impresa. Para obtener una vista preliminar seleccione

Vista Preliminar desde el menú Archivo.

Para imprimir una hoja de cálculo, puede hacerlo desde el cuadro de diálogo Imprimir accesible desde el menú Archivo y seleccionando la opción Imprimir (o bien, presionando las teclas (CTRL y la letra P).

En la sección Área de impresión, dispone de las siguientes opciones:

Todo: imprime todo el libro, es decir, todas las hojas del libro de trabajo basándose en el área de impresión definida para cada una de ellas.

Páginas: imprime el área de impresión definida en cada una de las hojas seleccionadas.

Selección: imprime el rango de celdas seleccionadas de las diferentes hojas. Si las zonas seleccionadas no son adyacentes, cada zona se imprimirá en una hoja.

CONFIGURACIONES 

      MARGEN

Puede cambiar el tamaño del margen izquierdo o derecho para ajustar a qué distancia del borde de página deberá empezar el encabezamiento o pie de página.

Espacio

El espacio afecta a la distancia entre el borde superior o inferior de la hoja y el encabezamiento o pie de página respectivamente. Así, si ajusta un espacio de 1,00 cm, entonces habrá 1 centímetro de distancia entre el encabezamiento o el pie y el borde de la hoja.

Altura

La altura afecta al espacio vertical que ocupará el encabezamiento o pie de página.

Aspecto del encabezamiento o del pie de página

Para cambiar el aspecto del encabezamiento o del pie de página, haga clic en encabezamiento o pie de página.

ENCABEZADO y PIE DE PAGINA

Los encabezados y pies de página son textos predefinidos que se imprimen en la parte superior o inferior de la página, fuera del área de la hoja. Es establecen del mismo modo.

Los encabezamientos y pies se asignan a un estilo de página. Puede definir más de un estilo de hoja para una hoja de cálculo, y asignar distintos estilos de páginas a distintas hojas.

Para establecer un encabezamiento o pie de página:

Navegue hasta la hoja en la que desea establecer el encabezamiento o pie. Seleccione

Formato > Página.

Seleccione la ficha Encabezamiento (o Pie de página). Consulte la figura 37.

Seleccione la opción Activar encabezamiento.

Aquí también puede establecer los márgenes, el espacio y la altura del encabezamiento o pie de página. Puede activar la casilla de verificación Ajuste dinámico de la altura para que la altura del encabezamiento o pie de página se ajuste automáticamente

VALIDACION DE DATOS

VALIDACIÓN DE DATOS                      

En muchas ocasiones necesitaremos que el usuario introduzca unos determinados valores en una celda.

Para validar una celda, después de haberla seleccionado iremos al menú Datos, Validez.

Dentro de la pestaña Criterios indicaremos el criterio deseado.

En el ejemplo sólo se podrán introducir números enteros entre 1 y 5.

Si queremos mostrar un mensaje de error debemos poner en Mensaje de Error

En combinación con Herramientas, Detective, Marcar los datos incorrectos esta función define que las celdas en blanco se muestren como datos incorrectos (desactivadas) o no (activadas).

FORMATO DE CELDAS

Para cambiar el formato de una celda o rango después de haberlas seleccionado iremos al menú Formato, Celdas y veremos una ventana con varias pestañas en su parte superior:

Formato de celda numérico

En la ventana Formato de celdas seleccionaremos la pestaña Números.

En el apartado Categoría seleccionamos el tipo de dato, y dependiendo de cuál sea se nos mostrarán a la derecha unas u otras opciones de configuración.

Podemos también definir el número de decimales, mostrar separador de miles, hacer que los números negativos se muestren en rojo, etc.

Una vez seleccionada la configuración deseada haremos clic en Aceptar.

Ejemplo_

Aplicando:

Alineación de celdas

En la ventana Formato de celdas seleccionaremos la pestaña Alineación.

Después de haber seleccionado las configuraciones deseadas haremos clic en el botón Aceptar.

RANGO DE DATOS       

         

Es un grupo de celdas.

Los rangos se llaman de forma parecida a las celdas. Se especifican indicando el nombre de la primera celda separándolo por dos puntos del nombre de la última celda.

REFERENCIAS ABSOLUTAS                  

Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son fijas.

Supongamos el ejemplo:

	A	B
1	15	20
2	=$A$1+2	30
3

Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , aunque la copiemos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila encuentra en signo $ no variará la fórmula y en B3 pondrá =$A$1+2

REFERENCIAS RELATIVAS 

Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a la distancia entre la formula y las celdas que forman parte de la formula. Esta es la opción que ofrece Calc por defecto.

Supongamos el ejemplo:

	A	B
1	15	20
2	=A1+2	30
3

Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, la fórmula cambiará por: =B2+2 . Lo que variará es la referencia a la celda A1 , al copiarla una columna hacia la derecha se incrementará el nombre de la columna en uno, es decir, en vez de A pondrá B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de fila 1 pondrá 2 , resultado =B2+2 . Para mantener en la fórmula sumar 2 al contenido de la celda superior.

FORMATO DE TEXTO

Editar texto

Dar formato a varias líneas de texto

Puede escribirse más de una línea de texto por celda usando la opción Ajustar texto automáticamente o introduciendo los saltos de línea manualmente. Ambos métodos son útiles en distintas situaciones.

Ajustar texto automáticamente

Para establecer que el texto se ajuste al ancho de celda, haga clic en el botón secundario sobre la celda y seleccione Formatear celdas (o seleccione Formato > Celda en la barra de menú, o pulse Ctrl+1). En la ficha Alineación (figura 24), en Propiedades, seleccione Ajustar texto automáticamente. 

Saltar de línea manualmente

Para insertar un salto de línea manual mientras escribe en una celda pulse Ctrl+Enter Este método no funciona si está escribiendo en la línea de entrada. Al editar texto, primero haga doble clic en la celda, luego un único clic en la posición en la que desea insertar el salto de línea.

Al introducir un salto de línea manual, el ancho de la celda no cambia.

Reducir texto para adaptarlo al tamaño de celda

Se puede ajustar automáticamente el tamaño de fuente de una celda para ajustarlo al ancho de una celda. Para ello, seleccione la opción Reducir para adaptar a tamaño de celda en el cuadro de diálogo Formatear celdas.

Dar formato a números

Con los iconos de la barra de herramientas Formato puede aplicar distintos formatos de número a la celda. Seleccione la celda, luego haga clic sobre el icono pertinente.

·  Para un mayor control, o para seleccionar otros formatos de número, use la ficha

Números 

·  Aplique a los datos cualquiera de los formatos de la lista Categoría.

·  Seleccione el número de decimales y los ceros iniciales.

·  Introduzca un código de formato personalizado.

·  El ajuste Idioma controla la configuración local de distintos formatos, como el orden de la fecha o el indicador de tipo de moneda.

¿QUE ES LIBRO EN CALC?

Es el archivo que OpenOffice tiene con una extension de *.sxc.  

 Hoja

 

Las hojas de cálculo constan de un número de hojas individuales, cada una de las cuales contiene un bloque de celdas organizado en filas y columnas.

Cada hoja de cálculo puede tener muchas hojas y cada hoja puede tener muchas celdas individuales. Cada hoja puede tener un máximo de 65.536 filas y 1.024 columnas.

Personalizando la Hoja de Calculo

• Cómo cambiarle el nombre a la hoja de cálculo

1. Sombree el nombre de la hoja que se desea cambiar.

2. Seleccione Formato → Hoja de cálculo → Cambiar Nombre

3. En el cuadro de texto para cambiar el nombre de la hoja, escriba el nuevo nombre.

4. Presione Aceptar

 

Cómo agregar hojas de cálculo al documento

Para agregar una hoja de cálculo siga los siguientes pasos:

1.    Seleccione Insertar → Hoja de cálculo

 

  FILA

Pueden insertarse distintas cantidades de filas de varias maneras.

Puede añadirse una única fila usando el menú Insertar:

·  Seleccione la fila donde desea insertar la nueva fila.

·  Seleccione  Insertar > Filas

COLUMNA

Pueden insertarse distintas cantidades de columnas de varias maneras.

Puede añadirse una única columna usando el menú Insertar:

·  Seleccione la columna donde desea insertar la nueva columna.

·  Seleccione  Insertar >Columnas

 CELDA

Las celdas contienen elementos individuales —texto, valores, fórmulas, etc. — que conforman los datos a mostrar y manejar.

Puede seleccionar un rango de celdas usando el teclado o el ratón.

Para seleccionar un rango de celdas arrastrando el ratón:

1. Haga clic en una celda.

2. Mantenga pulsado el botón primario del ratón.

3. Desplace el ratón por la pantalla.

4. Una vez resaltado el bloque de celdas deseado, suelte el botón primario del ratón.